お 電話 を 差し上げる。 電話で不在時のメール|ビジネスでの例文を活用してスムーズな対応を【社内&社外】

電話で不在時のメール|ビジネスでの例文を活用してスムーズな対応を【社内&社外】

お 電話 を 差し上げる

電話応対の折り返し電話。 「あなたは上手くデキていますか?」 電話応対で難しいのは「折り返し電話のスムーズな提案ができない」などの声を聞きます。 「あなたも、そうでしたか?」 以前、ビジネスマナー講師をしているとき電話応対研修のなかで「電話の対応でなにがむずかしいですか・・・」と、質問をしてみました。 一番多かった回答は、何だと思いますか? ・ ・ ・ 「言葉が出てこない!」でした。 この結果には敬語の使い方も含まれるのですが、「受け答えの言い回し」がわからないから、言葉が出てこないということがわかりました。 毎日、ビクビクしながら電話対応している・・・などの話を聞くと、とても辛いですね。 ちょっとしたコツを知るだけで、電話応対は楽しくなります。 今回は、そのちょっとしたコツをお伝えしたくて「電話応対の折り返し電話」について、3つのパターンに絞った応対用語を紹介しています。 「 恐れ入ります。 それでは山田が戻りましたら田中様よりお電話がありましたと伝えておきます」 えっ?と思わず、まずは「恐れ入ります」とお礼を言いましょう。 そして「電話があったことを伝える言葉」をあとに続けます。 つぎは、名指し人が席を外しているときについて紹介しますね^^ 名指し人が席を外しているとき 名指し人が席を外しているときの対応で、次の2つの場合についてお伝えします。 すぐに戻るとき• しばらく戻らないとき それでは、一つずつ詳しくみていきましょう! 【すぐに戻るとき】 トイレやコピーなどで、すぐに戻りそうなときの目安は 10分以内! 名指し人がすぐに戻りそうなときは、以下のように提案してみましょう! 「お待たせしております。 山田はまだ戻りそうにないので、 よろしければ折り返しご連絡いたしましょうか」 と、再度提案してみましょう。 ひとつアクションをとることで「あなたのことは忘れていませんよ・・・」と、相手に分かってもらうことができます。 次は、やってはいけない対応を紹介します。 【しばらく戻らないとき】 名指し人が、会議や来客のためしばらく席を外しているとき、「戻り時間がわかっているとき」は、以下のように提案してみましょう。 かしこまりました。 それでは確認してまいりますので、このまま少々お待ちください。 用件を伺うときは 復唱して確認します。 そして、内容を記入し会議室や面談室にいる 名指し人へメモを入れ、指示を待ちます。 つづいて、名指し人が外出しているときの対応をみていきましょう! 名指し人が外出しているとき 名指し人が外出しているときの対応の仕方で、次の3つの場合についてお伝えします。 戻る時間がわかっているとき• 戻る時間がわからないとき• 戻らないことがわかっているとき それでは、一つずつ詳しくみていきましょう! 【戻る時間がわかっているとき】 この場合、戻る時間を伝えながら折り返し電話の提案をします。 「申し訳ございません。 山田はただ今外出しております。 戻り次第こちらからご連絡させていただきます」 この場合、相手から再度お電話いただいても名指し人が不在の場合が考えられますので、折り返しの電話を提案しましょう! よく、「戻り次第・・・」と言うと「いつお戻りですか」と聞かれることがありますよね。 戻る時間がわかりかねますが、お急ぎですか」 もし急ぎだと言われたら・・・• 内容がわかる他の人に対応を代わってもらう• 出先に連絡する など、最善を尽くし丁寧な対応を心がけましょうね。 つぎは、戻らないことがわかっているときの対応をみていきましょう! 【戻らないことがわかっているとき】 名指し人が、そのまま出先から戻らないことがわかっている場合は、そのことを伝えます。 「申し訳ございません。 山田はただ今外出しております。 本日は戻らない予定でございます。 明日のご連絡でよろしいでしょうか」 そして、出張や休暇などで数日間不在のときがありますね。 よろしければご用件を承りましょうか」 「申し訳ございません。 山田はお休みをいただいております。 よろしければ同じ担当の者がおりますので、ただ今代わります」 伝言を受けるときは、 復唱確認を忘れずに! そして、 伝言メモを忘れずに記入しましょうね。 折り返しお電話お願いいたします。 青山(受け手の名前) スムーズな電話対応をするためにも、下記のような伝言メモをあらかじめ作っておくと便利ですよ! 伝言メモは、 利き手側に! そして、電話は利き手と逆側に設置しておきますよ。 それでは最後に、今回お伝えしてきたことをまとめておきましょう。 名指し人が電話中のとき• 名指し人が席を外しているとき• 名指し人が外出しているとき 3つのパターンの場合でお伝えしてきました。 折り返し電話の提案が上手くデキないと悩んでいるあなたも、ここで紹介した応対用語をまずは書き出してみましょう! そして、電話応対するとき見える位置に応対用語を貼っておく。 あとは使ってみるだけです^^ 電話応対の受け答えには型がありますので、まずは使い慣れるまで真似すること! 「学ぶ」の語源は「真似ぶ」です。 真に似せて身につけていきます。 ちょっとしたきっかけで電話対応は楽しくなります。 そのきっかけは「真似る」ことでした^^ あなたも、気がつけばビジネス電話のマナーが身につき、自分らしいステキな電話対応ができるようになっていますよ^^.

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電話メモ》電話対応メモ・応対メモ・不在・伝言・連絡・無料テンプレート

お 電話 を 差し上げる

差し上げるとは 「差し上げる」は「あげる」「与える」の謙譲語に該当します。 使い方によっては相手に不快感を与える 謙譲語はもともと自分側の行為について使う敬語です。 そこに「あげる」「与える」という意味が加わると、逆に上から目線な印象を与えてしまう可能性があります。 たとえば、頼んでもいないのに「あなたに教えて差し上げます」と言われたらどうでしょう。 失礼だなと感じたりイライラしたり、不快感を感じやすいでしょう。 「差し上げる」は、相手に恩恵を与える場合にのみ使うものだと覚えておきましょう。 上から目線になってしまうのは、相手が望んでいることでなかったり、利益を感じることではないからです。 相手の希望に尽くすような、奉仕の精神で「差し上げる」を使うようなニュアンスをもっておけばいいでしょう。 望んでいないことに使うと不快感を与えてしまうことになります。 差し上げるの言い換え表現 前述の通り、「差し上げる」は相手に利益がある場合に使います。 違和感を感じる場合は、たいてい相手のメリットがない状態なので敬語表現自体を変えるようにしましょう。 そうすることであなたの印象がグッとよくなります。 「お電話差し上げます」 たとえば、この表現は、ビジネスシーンでは多く利用されていますよね。 一見問題なく感じられますが、相手が望んでいることなのか、自分の一方的な都合によるものなのかで印象はだいぶ変わってくるでしょう。 「お電話させていただきます」 こちらの方が自然で丁寧な印象になります。 相手のメリットの有無関係なしに使うことができるので使い勝手が良い表現方法です。 使い分けが難しい場合は「お電話させていただきます」で表現を統一させても良いでしょう。 「お電話させていただいてもよろしいですか?」と相手への確認の言葉を入れてあげると、さらにお願い、確認のニュアンスが強くなるので印象もよくなります。 相手の行動に差し上げるをつけるのは間違い 注意したいのは、「差し上げる」の根本的な使い方の間違いです。 「差し上げる」は謙譲語ですから、相手の行動に対して使うことは誤りとなります。 たとえば「お電話を差し上げてもらってもよろしいでしょうか」という表現。 これでは違和感を与えるばかりか、敬語が使えない人という印象を与えてしまう恐れがあります。 相手の行動に対しては「もらう」の尊敬語である「いただく」を使いましょう。 今回の場合であれば、「お電話をいただけますでしょうか」「お電話いただいてもよろしいでしょうか」が正しい表現となります。 どんなに自分で丁寧にしたつもりでも、使い方を間違えてしまえば逆に印象が悪くなってしまいます。 謙譲語と尊敬語の使い分けをできるようにしておきましょう。

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電話応対|折り返し電話の対応の仕方と応対用語を紹介!

お 電話 を 差し上げる

「お電話差し上げる」の「差し上げる」とは、「あげる」とか「与える」の謙譲語です。 謙譲語とは、自分の行動をへりくだって表現することで、相手への敬意を払う表現です。 この表現は、どんな場合でも使って良い表現ではありません。 「差し上げる」という表現は、相手に恩恵を与える時のみに使える表現です。 これを間違えてしまうと、相手にかえって不快な思いをさせてしまう表現になります。 例えば、次のようになります。 「あなたに教えて差し上げます。 」 もし、相手が強く望んでおり、貴方の立場が上の場合であれば、この表現も悪くはないでしょうが、通常のビジネスの取引でこの表現で言われたら、相手を不快にさせてしまいます。 表現を間違えると「差し上げる」は、上から目線の表現になるということです。 「お電話差し上げる」は目上の人にも使える.

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