送付状 書き方。 履歴書を提出するときの送付状・添え状の書き方【テンプレート付き】|転職ならdoda(デューダ) |転職ならdoda(デューダ)

FAXの送付状・送り状の書き方【テンプレート付き】会社や個人での送付マナーを紹介

送付状 書き方

INDEX• 送付状 添え状 をつける目的 就活の際、応募書類やエントリーシートを企業に郵送しますよね。 この際に応募書類と同封するのが 「送付状」です。 送付状は「添え状」「カバーレター」とも呼ばれ、以下の目的で作成・同封します。 ・ どのような書類が何通同封されているかを確認するため ・ 誰から誰に宛てた書類なのか名前を明確にするため ・ どのような目的の書類かを明確にするため つまり、書類に不備不足がないかの確認や、間違った相手に書類が渡ってしまうことを防止するために送付状を同封するのです。 就職後も取引先や顧客に書類を郵送する場合に必要となる作法ですので、これを機にしっかりと知識を身につけておきましょう。 送付状 添え状 は絶対必要? 基本的なマナーとして必要 添え状には、郵送物を受け取った人がいちいち中身を確認しなくても、どの部署の誰宛ての郵送物かをひと目で判断できるようにという配慮の意味があります。 企業側の手間を省くためにも、企業に書類を送る時は添え状を付けるのが基本的なマナーです。 また添え状を付けることによって、きちんとした印象を与えることもできるため、就活中の郵送物にはできるだけ添え状を付けた方が良いでしょう。 ただし、企業が資源ゴミの削減などを理由に「添え状は不要です」と指示してくることがあります。 この場合は素直に指示に従い、添え状ははぶきましょう。 代わりに、封筒に「応募書類在中」「履歴書在中」などと朱書きして、採用担当者宛ての郵送物だとわかるようにしておくといいでしょう。 送付状 添え状 を付けないと選考に落ちる? 添え状はつけるのがマナーですが、もし忘れてしまった場合でも、添え状を付けたか付けていないかで、選考に大きな影響はありません。 むしろ、 付け忘れたからと言って後から添え状だけを送ったり、要件以外のことをこまごまと書き込んだ添え状を付けたりする方が、選考ではマイナスになると思われます。 パソコンと手書きならどちらがおすすめ? どちらかと言うと、添え状はパソコンで作成するのが主流です。 そして、決まったフォーマットを使ったシンプルな添え状が好まれます。 なぜなら、添え状の目的は、あくまでも送付物本体の概要を伝えることであり、あまり手間暇をかけて作成するものではないと一般に考えられているからです。 ただし手書きの添え状がNGかと言えば、決してそんなことはありません。 パソコンで作成する場合は横書き、手書きなら縦書きと言われていますから、その点さえ気をつければ手書きでも大丈夫です。 パソコンにせよ手書きにせよ、誤字脱字には十分に気を配り、規定の書式をきちんと守りましょう。 PCで送付状 添え状 を書く場合 PCでの送付状 添え状 の書き方 送付状の目的でお伝えしたように、送付状はあくまでも宛先や同封されてる書類の枚数や概要を把握できればOK。 そのため、手書きで時間をかける必要はありませんし、テンプレート通りのものを引用して問題ありません。 企業担当者も送付状の内容や書き方などをじっくりと確認したり、その内容までじっくり読むことはほぼありません。 余裕がある時に自分なりの送付状のテンプレートをWordなどで作っておき、必要に応じて作り変えるのがおすすめです。 複製して利用する場合は、宛先などを前の社名のままにすることがないよう、十分に注意しましょう。 簡潔に内容を伝えること、 敬称や頭語・結語、時候の挨拶、尊敬語の使い方を間違えないといった点にも注意が必要です。 作成日を記入する場合は、投函日とあまり日付が離れないように気をつけてください。 また、 ESや履歴書の添え状として使う場合は、西暦・和暦をESや履歴書と統一した方が好ましいでしょう。 敬称は、人事部や総務など組織に宛てて出す時は「御中」、担当者個人に出す時は「様」と使い分けましょう。 学校名と所属学部、氏名、住所、携帯番号とE-mailアドレスを、それぞれ改行して右寄せに書きましょう。 手書きで送付状 添え状 を書く場合 手書きでの送付状 添え状 の書き方 送付状はパソコンで作成したほうが楽だと言っても、パソコンが苦手な人や、様々な理由からパソコンでは作成できない人もいますよね。 その場合の手書きでの送付状の書き方を紹介します。 まず押さえるのは、以下のポイント3つです。 面倒でも新しい紙に書き直しましょう。 手書きで送付状 添え状 を書く際のポイント 1 頭語・結語 頭語(拝啓)は1行目の一番上から書き始めます。 その後ろに一文字程度のスペースを開けて時候の挨拶を書きましょう。 結語(敬具)は本文の最後の行に一緒に書きます。 便箋の一番下に一文字程度スペースを開けたところに書きましょう。 最後の行にどうしても収まらないようであれば次の行の下に書いても大丈夫です。 2 本文 段落の始めに、必ず一文字分スペースを開けましょう。 内容は、簡潔に応募書類を送付することを記入します。 自己PRや志望動機などを書く必要はありません。 3 日付 本文の最後の行の次の行に書類を送付する日付を書きます。 位置は行の一番上に書きます。 書く際は、漢数字と和暦を使用しましょう。 4 差出人 日付の次の行には差出人(自分の名前)を書きます。 この際、一番下に一文字分スペースが空くように、下寄りに名前を書きましょう。 大学名は名前の前に一文字分スペースを空けて書きます。 5 宛名 宛名を書く際は「会社名」「部署名」「担当者名」を1行にまとめましょう。 「会社名」「部署名」「担当者名」の間は一文字程度空いている方が見やすいです。 会社名が長くてどうしても収まらない場合は、「会社名」に1行、「部署名」と「担当者名」に1行。 のようにまとめるといいでしょう。 送付状 添え状 は郵送・FAXの時に送付する 送付状は企業に書類 履歴書・エントリーシートなど を「郵送」または「FAX」する場合に書類の枚数に関わらず同封します。 そのため、書類を直接会社に持参する場合や、メールで添付送信する場合は必要ありません。 もし同封し忘れてしまったら? 送付状を同封し忘れたからといって、採用に影響する可能性は低いでしょう。 かえって相手の手間を増やすことになってしまうため、わざわざ先方の担当者にその旨を報告する必要はありません。 しかし、やはりマナーを守れている方が好印象に繋がるのは事実です。 送り忘れがないよう、書類を封筒に入れる際には内容の確認をしっかりと行うようにしましょう。 時間の余裕がないと送り忘れが多くなりますので、できれば余裕をもって準備を行うことでミスを減らしましょう。 まとめ 送付状はビジネマナーとして必要なものですが、同封しなくても合否には関係ありませんが、逆に言えば凝りすぎても効果はありません。 その分の時間があるのであれば、面接の練習や企業研究、大学の勉強、アルバイトの時間などに割り当てましょう。 物事を効率よく進めることも社会人には必要なスキルとなります。

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送付状の書き方と注意点について知ろう! | IT・エンジニア派遣のModis

送付状 書き方

せっかく丁寧に履歴書を書いても、送る時のマナーがしっかりと守れていなければ、 「ビジネスマナーがわかっていない人だな」と、それだけで印象が悪くなってしまい、努力が無駄になってしまう可能性もあります。 履歴書を送付する時や持参する時のルールも、しっかりと覚えておきましょう! 履歴書や職務経歴書は、面接時にそのまま企業に直接持参するケースと、企業に郵送するケースがありますね。 提出時の渡し方のマナーや、履歴書を入れる封筒の書き方や切手、そして送付状など、履歴書を採用担当者の人の元に届ける行為1つにも、いろいろとルールやマナーがあるものです。 ここでは、大切に書いた履歴書や職務経歴書の評価を下げてしまわないために、これらの応募書類を持参or郵送する場合の正しいビジネスマナーを解説していきます。 手渡し&郵送の共通ルール (1)履歴書は二つ折り以上にしない まず、履歴書を企業に持参する場合も郵送する場合も、どちらのケースであっても 二つ折り以上には折らないのがルールです。 これは手書きの履歴書であってもパソコンで作成したものであっても、B4、A4サイズなども関係なく、折ってもいいのは二つ折りまでとなります。 これ以上折ってしまうと、見た目的にも良くないですし、折り目がいくつもあると書いてある文字も読みづらくなってしまうためです。 履歴書を二つ折りにして入る大きさの封筒がないからと、たくさん折って無理矢理小さい封筒に入れようなどとしないで、しっかりと大きい封筒を用意しましょう。 封筒サイズは、 「角形A4号」または「角形2号」がおすすめで、さらに茶色などではなく中身が見えにくい厚みのある白色のものが良いです。 (2)赤で履歴書在中、または応募書類在中 履歴書などを入れた封筒の表側の左下には、 「履歴書在中」と赤い油性サインペンで書き、定規などを使って枠で囲む必要があります。 履歴書の他に職務経歴書なども一緒に同封している場合は、「履歴書在中」ではなく 「応募書類在中」と書きます。 市販の履歴書用の封筒などには、予めこの文字が書かれた状態になっているものも売っているので便利です。 なぜ履歴書在中や応募書類在中などとわざわざ赤で書かなければならないのかと言うと、企業には毎日さまざまな郵便物が届き、それらは全て総務部など会社の窓口の部署が受け取り、それをさらに他の部署へ仕分けしていく流れとなります。 この仕分け作業の時に、他の書類に埋もれたり間違えて他の部署に届けられるのを防ぎ、しっかりと人事部の採用担当者の手元に届くようにするためだったり、履歴書とはわからず開封の際に 応募書類をカッターなどで傷つけられないためでもあります。 (3)応募書類はクリアファイルに入れる 履歴書を持参したり郵送されている道中で、履歴書が破れたり変な場所に折り目がついたり、汚れたりするのを防ぐために、 クリアファイルなどに履歴書や職務経歴書を入れてから、それを封筒に入れるようにするのが基本的なルールです。 雨が降った時などにも大切な書類を守ることができて安心ですし、企業側も管理がしやすくて几帳面な印象を持ってもらうことができます。 履歴書も、写真が貼ってある面を表にして二つ折りにした状態にし、全ての書類の表裏にも気をつけましょう。 企業に直接持参する場合のルール まず企業に面接時などで直接履歴書を持参する場合、封筒は封をする必要はなく、封筒に宛名を書く必要もありません。 封筒には、赤の油性サインペンで「履歴書在中」と書き、封筒の裏側には黒の油性サインペン(太さは細か中)で自分の指名と住所を書きましょう。 ボールペンだと封筒に書くには細すぎて頼りない印象になってしまうので、ボールペンより太くてにじまないものがオススメです。 こんな感じです。 履歴書の他に職務経歴書なども一緒に同封している場合は、「履歴書在中」ではなく「応募書類在中」と書きます。 履歴書在中などの文字は、市販の履歴書用の封筒なら予め文字が入っています。 カバンも、折り曲げなくても履歴書が入るような大きめなものを用意するのがオススメです。 次に渡し方についてですが、企業の面接官に履歴書を入った封筒ごとそのまま渡すのはNGです。 面接官に提出する時には、 応募書類を封筒から出した状態にしてから封筒の上に重ね、面接官が読みやすいように向きを変えてから、「履歴書と職務経歴書をお持ちしました。 よろしくお願い致します」などと一言添えて渡すとさらに印象が良くなります。 ただし、企業の受付で応募書類を提出する場合には、封筒から出したりしないで、応募書類は封筒に入った状態のままで受付の方に渡します。 この場合も、賞状を渡すときのように両手で封筒を持ち、相手の方の向きに変えてから渡すのがマナーです。 企業に郵送する場合のルール 企業に履歴書を郵送する場合は、履歴書はなるべく折りたたまないようにして、封筒に履歴書と送付状を入れて、さらにそれを透明のクリアファイルなどに入れることで、折り曲げを防止できるとともに、丁寧な人だという印象を与えることも出来ます。 封筒の書き方と種類 履歴書や送付状を入れる封筒は、履歴書を購入した時に予め付いてくる白い封筒を使えばOKです。 封筒に貼る切手は、封筒の左上にまっすぐに貼り、キャラクターの絵柄や派手な記念切手ではなく普通切手を使い、何枚も使って貼るのではなく切手は1枚のみにします。 切手の料金については、切手は郵便物の重さとサイズで異なります。 履歴書の封筒の場合は角形A4号も角形2号も「定形外郵便物(規格内)」のサイズで、通常は50g以内なら120円切手、100g以内なら140円切手、150以内なら205円で、だいたい封筒とクリアファイル、送り状、履歴書、職務経歴書の重さの合計は70gから80gくらいなので、通常なら140円の切手で大丈夫です。 仮にここに用紙が1、2枚追加されたとしても、1枚あたり5g程度なので、この100gを超えることはないと思いますので、 『140円切手』で十分かと思います。 ただ、もし切手の料金が足りなかった場合、せっかく送ったのに郵便物が戻ってきてしまい、再度送り直すはめになったり、あるいは企業側に不足分の料金を支払わせてしまう可能性もあるので、送る前にしっかり確認しておきましょう。 心配だからと言って、多めの金額の切手を貼るなどもあまりおすすめできません。 切手料金に自信がない人は、郵便局に持ち込むと正確な切手料金をその場で調べてもらえるので、 郵便局でしっかり料金を確認してから送るのがいいでしょう。 封筒の書き方としては、基本は横書きではなく縦書きで、黒いサインペン(太さは中か細)で表側に宛名を書き、 個人に宛てる場合は「様」、企業や部署に宛てる場合は「御中」が正しい使い分けなので、間違えないようにしましょう。 こんな感じです。 次に裏側の書き方は、手渡しのときと同じように左下に黒のサインペンで自分の住所と氏名を縦書きで書き、郵便番号の枠が書かれていない場合は下の図のように郵便番号のみ住所と氏名の上に横書きし、封筒を閉じたら封をしたことを表す 「〆」マークを黒いサインペンで書きましょう。 ちなみに、履歴書は信書(特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は真実を通知する文書)のためメール便など郵便以外の方法で送ると法律違反になってしまうので、やめましょう。 また、普通郵便として送るのが一般的ではありますが、応募の締め切りが近い場合、速達料金の280円がプラスでかかってしまいますが、速達で送るとだいたい翌日には届くので、状況に応じて『速達』も利用しましょう。 速達の場合、140円と280円の追加料金分も含めた420円切手を貼ること、さらにはポストに投函する場合は封筒の右上に赤い線を引く必要があります。 履歴書の送付状はどれくらい重要?必要なの? 履歴書や職務経歴書を企業に送付する時に同封して送る「送付状(添え状)」は、そもそもどんな役割があるのかと言うと、企業へ手渡しで渡せない代わりにあいさつを書面に表したり、誰が何を送ったのか中身を知らせたりするものです。 送付状は、手渡しで履歴書を持参する場合は必要ないけれど、郵送する場合はやはり必要になるわね。 送付状に対して、採用担当者の人の評価はというと、リクナビNEXTが企業の採用担当者300人にアンケート調査を行ったところ、こんな結果が出ているの。 より この結果から、送付状が評価に影響すると回答したのは31%、しないと回答したのは43%、どちらとも言えないと回答したのは26%ですが、「する」と回答した採用担当者も3割はいるということなので、 しっかりと送付状も同封するのがベターだと思います。 実際に採用担当者は、「礼儀正しいしっかりした人だという印象を持ちます。 書類で落とすことはせず、会ってみようと思います」と回答している人もいるようです。 転職時などで同封する送付状は、 ビジネスマナーが身についていることの証明になったり、送付状が丁寧に書かれていることで応募書類だけではなく送付状からも人物像を読み取ってもらえたりと、送付状からも自分をアピールすることができます。 やはり採用担当者の目に触れる以上、せっかく読んでもらうものなので、履歴書や職務経歴書の印象もアップできるよう、しっかり活用していきたいですね。 送付状(添え状)の書き方 送付状(添え状)は、履歴書や職務経歴書に添えて応募先企業に一緒に送るもので、ここでも積極的に自分をアピールしていきましょう。 内容の書き方の手順としては、時候の挨拶から書き始めて、最後に結びの挨拶で終わります。 パソコンで作成する場合に書く内容と順序• 送付する日付• 宛先(個人に宛てる場合は「様」、企業や部署に宛てる場合は「御中」)• 自分の名前、連絡先• 時候の挨拶• 自己PR• 結びの挨拶• 同封した内容• 「以上」 転職サイトでも有名なリクナビNEXTに載っていた見本はこんな感じです。 (リクナビNEXTより) 次に、マイナビミドルシニアで紹介されていた送付状(添え状)の見本はこんな感じでした。 手書きで作成する場合に書く内容と順序• 時候の挨拶• 自己PR• 結びの挨拶• 送付する日付• 自分の氏名 見本はこんな感じです。 (リクナビNEXTより) 送付状(添え状)のNG例 送付状を書く時にやってはいけないNG例を紹介します。 自分の過去の実績を自慢話のようにしつこく訴えたり、転職回数の多さをカバーしようとネガティブな言い訳をここで書くのもNGです。 あくまでも送付状の自己PRは伝えたいことを簡素にシンプルに、 ポジティブで謙虚な姿勢に見えるようまとめるのがベストです。 もちろん全てオリジナル文章で書かなければならないということではないですが、自己PRなどなるべく自分なりに考えて書けるところは自分なりの表現で書くのがオススメです。 メールで送信する場合 また、応募先企業によっては応募書類をメールで送って応募するケースもあると思います。 その場合、履歴書のファイルはPDFに変換し、変換したファイル名には「日付」と「氏名」を入れておきましょう。 リクルートエージェントで紹介されていたメールの見本サンプルはこんな感じでした。 (リクルートエージェントより).

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書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

送付状 書き方

通知する主な内容には下記のようなものがあります。 ・用件を知らせる ・同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる ・書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる ・送付する枚数、数量を知らせる 補足説明をする 決められた書面に入らない内容を付け加える役目もあります。 その他にも 書類送付状やFAX送り状で通知した内容や枚数が、実際に届いた内容と枚数と異なる場合に、相手先から問合せがあり、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、FAX操作ミスなどで誤って別の相手先にFAX文書が届いたときは、FAX送り状を見た別の相手先から誤送信を教えてもらえることもあります。 書類送付状の使用例 書類送付状を使う場面はさまざまですが、下記のテンプレートがあるとスムーズに進めることができるでしょう。 ・一般的な書類送付状 ・請求書の書類送付状 ・領収書の書類送付状 ・FAX文書の送信案内状 書類送付状はパソコンなどで作成する場合がほとんどで、手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 また、メールに書類を添付して送付することもあり、その場合はメール本文に書類送付の内容を記載します。 どの書類送付状でも抑えるべきポイント ここでは、どの書類送付状であったとしても、最低限ビジネス文書として押さえておきたいシンプルな書類送付状の書き方のポイントをお伝えします。 送信年月日 2. 相手先会社名・氏名 3. 書類作成者会社名・氏名 4. 頭語と結語 5. 挨拶文 6. 記、以上 7. 送付内容 基本的に書類送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えます。 送信年月日 送信年月日は、送付状の右上に記載します。 ビジネス文書において日付は必ず右上になります。 いつ書類を送ったのか、ひと目でわかるように、必ず記載しましょう。 記載する時は、西暦、和暦どちらでも構いませんが、他の書類と統一させておきましょう。 日付のない送信状は、いつ書類を送ったのか分からずトラブルのもとになるので、注意が必要です。 相手先会社名・氏名 送り先の相手先会社名と氏名は、送付状の左上に記載します。 送り先の相手の社名や氏名は、相手先から名刺を頂いた場合は名刺を元に記載します。 必要であれば部署名も記載します。 株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるので注意しましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。 書類作成者会社名・氏名 右上に(日付の下)に書類送付状の作成者の会社名と氏名を記載します。 基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。 送付した書類について確認事項が発生する場合もあるので、必ず電話番号とFAX番号も記載しましょう。 見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、書類送付状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。 頭語と結語 頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。 結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。 書類送付状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。 その他には、謹啓、敬具などもあります。 挨拶文 書類送付状の書き出しは、いきなり本題に入るのではなくワンクッションおき、挨拶文を入れます。 ビジネス文章で使われる、「拝啓」「謹啓」を使い挨拶文を入れます。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後は一文字あけて続けるのが基本です。 挨拶文にはさまざまなものがあり、季節を表す「春暖の候」などがあります。 ですが、季節を表す挨拶文は季節ごとに合わせて変えなくてはいけないので、上記のテンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくなります。 挨拶文のワンクッションを入れた後に、見て欲しい箇所や説明などの本題へと入りましょう。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。 例文の差出人について 下記の情報を載せます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文のタイトルについて 書類送付の内容によって、タイトルも自由に変更してください。 上記の例文ではタイトルが「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状として使う場合は「資料送付のご案内」などにしても良いでしょう。 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」の組合せが良く使われています。 その他には、「謹啓」「敬具」なども使われます。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は不要です。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の添付書類について 送付する内容によって、自由記載いただく箇所になります。 上記の例文では「添付書類」の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。 たとえば、 「添付書類 レイアウト図 1枚」 「送付書類 請求書 1枚」 「添付書類 見積書 1枚」など。 送付するものが書類ではない場合、下記のように変更するといいでしょう。 「送付内容 CD-ROM 1枚」など。 例文の備考欄について 送付書類に関する補足説明があれば、備考欄に書きましょう。 営業担当者が書類送付する場合は、この書類送付状に手書きでコメントを書き添えることもできます。 たとえば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。 何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」などです。 請求書に同封する書類送付状 請求書を郵送するときに同封する書類送付状の例文です。 請求書を郵送する時に、普通の定型封筒で請求書を郵送する場合は宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりします。 また、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する場合には、書類送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。 こうした書類はフォーマットを一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類送付する場合にも使うことができます。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 早速ではございますが、下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の上よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は必要ありません。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の添付書類について 明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。 例文の備考欄について 送付する書類に関する補足説明があれば、備考欄に記載します。 請求書の書類送付状の場合は、振込先情報(口座や名義)がここに記載されている場合もあります。 ・恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。 ・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。 領収書に同封する書類送付状 領収書を郵送するときに、同封する書類送付状の例文です。 請求書の場合と同様で、セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄(宛名、住所)が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 敬具」 ・添付書類:領収書 ( 月分) 3枚 ・ご利用明細: 「領収書No. 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。 頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。 この時は、時候の挨拶は必要ありません。 挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。 例文の明細について 複数の領収書を同時に送る場合には、書類送付状に明細を記載して送るのが一般的です。 一枚の場合は、明細欄自体が不要です。 例文の備考欄について 明細などに補足説明があれば、備考欄に記載します。 営業担当者が送る場合は、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。 封筒のマナー 郵送にて書類送付する場合、封筒にも気を抜いてはいけません。 相手先に届いて最初に目に入るは封筒なので、きちんとマナーを守って送りましょう。 請求書や納品書、見積書など多くの書類の郵送によく使われています。 選ぶ時は、封をするためのノリやテープがついているものだと便利です。 また、送付する書類の種類によっては、セロ窓付き封筒(宛名部分が窓開きになっているもの)を選ぶといいでしょう。 書類送付状をうまく利用すれば、宛名書きの手間を省くことができます。 セロ窓付き封筒を使う場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合は、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けます。 送付する書類の種類に合わせて、中身が透けにくい二重構造や裏地に模様がついている封筒を選んだ方がいい場合もあります。 重要な契約書など、折り目を入れたくない書類送付に使われることが多く、利用頻度は高いタイプです。 角形2号は、定形外郵便になり、4kgまでの郵送をすることができます。 (0〜50gまで120円、4kgは1,180円) レターパックの中に長3封筒で送付状をいれる 料金面からみると、折り目を入れない重要書類や複数枚の送付には、レターパックが便利です。 その際、長3や角2の封筒に書類送付状を入れましょう。 書類在中スタンプがあると良い 手書きでもかまいませんが、毎月の送付回数が多いならスタンプが便利です。 100円ショップでも販売されています。 見積書在中・請求書在中などが表示されていると、普通のDMなどと間違われずに書類送付ができます。 先方の会社内で経理部門にスムーズに届きますから付けることをおすすめします。 横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが一般的です。 宛名には担当者名を 大きな会社だといくつものラインがありますから、書類送付した際に何の請求書かわからないと、請求元に電話をして確認することになります。 相手に迷惑をかけないためにも宛名にはきちんと部署名と担当者名を書きましょう。 おもて面の書き方 郵便番号・住所 郵便番号は、封筒に郵便番号を記入する枠がある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。 記入枠のない場合は、123-4567のように数字で封筒の右上に書きましょう。 送付先住所は、郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて記入します。 記入する時は、都道府県から記入するようにしましょう。 郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県から市区町村までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たるので、きちんと都道府県から書きましょう。 宛名 送付先会社名は、住所より一文字分下げて書き始めます。 会社名は正式名称で、(株)などと省略せずに書きます。 担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。 次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置に封筒の中央に書きます。 書く時は、会社名より一回り大きな文字で書きましょう。 個人名が不明の場合は、「部署名+ご担当者様」という書き方もあります。 うら面の書き方 封筒のうら面に継ぎ目がある場合の住所を書く位置は、継ぎ目の下部右側に書きます。 郵便番号は住所の上に横書きで正しく書きましょう。 氏名は、封筒の継ぎ目の左側に下揃えにして書きます。 会社名や部署名がある場合は、継ぎ目の左側からに会社名、部署名、氏名の順に書いていきます。 左側上部には、送付日を書きましょう。 また、封筒の封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。 他にも、封じ目には「封」や「緘」があります。 封筒のうら面に継ぎ目がない場合は、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。 また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きます。 書類によってはクリアファイルに入れる 角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。 封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。 クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。 レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。 メールでの書類送付方法 メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。 メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。 また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。 紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。 デジタル書類なら、収納も保存も楽です。 送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。 早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を 本日発送いたしましたのでお知らせいたします。 お手元に届きましたら、内容をご確認の上、 ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 今後とも宜しくお願い申し上げます。 書類送付の際はその旨を件名につけます。 【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。 例文の宛名について 本文の書式はビジネス書式で作ります。 宛名については、 ・会社名や株式会社は省略しない。 ・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG 例文の本文について 送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。 ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。 したがって、以下の点は省略することが一般的です。 ・文面に日付は書かなくて良い ・タイトルは件名につけ、本文にはつけない ・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない ・時候の挨拶は書かない ・書き出しの一文字空けはしない ・「記」「以上」をつけない メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。 書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。 行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。 例文の問い合わせ先について 送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。 書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。 メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。 FAXでの書類送付方法 FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。 この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。 その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。 なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。 ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。 相手方の出力(受信後の印刷・プリントアウト)時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。 用紙サイズについて FAX送信用紙としては、A4が一番使いやすいです。 A4サイズのFAXの送り状を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 下記の書類をお送りします。 ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 上記の例文のように簡単な挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合は、下記の例文を参考にしてください。 ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使い、時候の挨拶は必要ありません。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 例文の差出人情報について FAX送り状には必ず下記の差出人情報を載せます。 1)会社名 2)住所、電話番号、FAX番号 3)担当部署名 4)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) FAX送り状を送ると、万一通知した内容や枚数と実際に届いた内容と枚数とが異なる場合、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 相手先からの返信もFAXで送信してもらうような場合には、自分が送るFAX送り状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、FAX番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。 例文の送信日、送信枚数について FAXの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しない場合があります。 先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも送信枚数は必ず記載しましょう。 ・送信枚数 枚(送付案内状を含む) ・送信枚数 枚(この送付状を除く) などと記載します。 例文の備考欄について FAX送信する文書の内容(説明)を備考欄に書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。 正しい書類送付の方法をマスターしましょう.

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