チャット アプリ ビジネス。 無料で使えるビジネスチャットツール6選!有料版のメリットも解説!|ITトレンド

「テレワーク」にも必須!ビジネスチャットアプリ比較レビュー

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Outline• また、ビジネスチャットツールの導入によってどのような改善効果があったか、という問いについては以下のような結果になりました。 1位:スピーディーにコミュニケーションを取れるようになった(41. 2位:複数人での情報共有が容易になった(34. 3位:社内のコミュニケーションが活性化した(22. それでは、ビジネスチャットとメールは具体的にどのように違うのでしょうか。 ビジネスチャットは気軽でスムーズなコミュニケーションを実現するために取り入れられています。 そのため、カジュアルな文体で会話をしても問題ない社内での連絡や、すでに関係性が深い社外の人との連絡に利用することが多いです。 一方のメールはフォーマルなコミュニケーションを取るとき、相手がビジネスチャットのようなカジュアルなコミュニケーションに慣れていないときに利用します。 また、処理が完了していないメールが溜まっていくと、メールにかける時間がますます増えていきます。 一般社団法人日本ビジネスメール協会の「」によると、「ビジネスメールの1日の送信数の平均は11. 59通、受信は38. 07通」「役職が高くなるにつれて通数が増える」「残業が多いと感じている人は、感じていない人よりも送受信数が多い」という結果が出ています。 1日のメールの平均送信数が約12通で、文章の作成にかかる時間が平均6分といわれているので、1日のうち、72分メールに時間を使っていることがわかります。 つまり、1日8時間労働とすると、そのうちの約15%の時間をメールに割いていることになります。 ビジネスチャットを使うことで、素早いテンポでコミュニケーションが取れるため、やり取りにかかる時間が削減されて、業務全体の効率化につながります。 ビジネスチャットを導入することで、どのように生産性を向上させることができて、どんなメリットがあるのかを具体的に見ていきましょう。 そのため、メールの作成に時間がかかり、コミュニケーションが遅れてしまうことがあります。 ビジネスチャットは、メールのように決まった言い回しがないので、メールより気軽にコミュニケーションを取ることができるのです。 また、パソコンやスマホで使うことができるサービスも多く、時間や場所を選ばないというメリットがあります。 また、複数人でのコミュニケーションにおいても、グループチャットを作成することで、チームでの情報共有や突然の予定変更にも迅速に対応することができます。 仕事の生産性を上げていくには、周囲とのスピーディーなコミュニケーションが大切になってきます。 また、1日のなかで商談や会議の予定が複数回あると、移動に多くの時間を費やすことになります。 ビジネスチャットには、音声通話やビデオ通話の機能が備わっているサービスがいくつかあります。 出張中のメンバーや各支店のメンバーと会議をしたいときに、音声通話やビデオ通話の機能を使うことで、移動時間を考えずに会議の時間を調整できます。 距離が離れている相手とのコミュニケーションを手段としても、ビジネスチャットを活用することができます。 日本ネットワークセキュリティ協会の「」によると、情報漏洩が起きる原因TOP3は以下のような結果になっています。 1位:誤操作(25. 1%)• 2位:紛失・物忘れ(21. 8%)• 3位:不正アクセス(17. 4%) ビジネスメールでは、誤送信の防止のために、メッセージの送信時のキーボード動作を変更できるものがあります。 また、パソコンやスマホを紛失した際に、アカウントがロックされる機能や、不正アクセス防止のために、IPアドレスの制限やログ管理などの機能で、セキュリティ対策がされています。 セキュリティ機能が十分に備わっているかを見極めたうえで、ビジネスチャットを導入することが重要です。 しかし、決められたルールをきちんと理解して、毎日全員がルールを徹底することは難しいのではないでしょうか。 仕事に関する資料を書類で管理していると、気付いたら書類がどんどん溜まって、そのとき必要な書類を見つけだすことが難しくなります。 多くのビジネスチャットには、業務ファイルやタスクを管理する機能も備わっているため、必要なデータをすぐに見つけ出すことができます。 また、ビジネスチャットでのコミュニケーションが中心になると、業務資料をチャットで送るようになります。 業務資料やタスクを、ビジネスチャット上でまとめて管理しておくことで、業務の生産性向上につながります。 そうすることで、外出先や営業に向かう移動時間でもチャットの確認ができるため、緊急の連絡にも素早く対応することができます。 特に、リモートワークや在宅勤務で働いている社員が多い企業には多くのメリットがあります。 スマホアプリに対応しているビジネスチャットは、さまざまな働き方を取り入れている企業では特に使いやすいと感じるでしょう。 しかし、あらゆるビジネスシーンで活用できる便利なビジネスチャットでも、デメリットを感じてしまう瞬間もあります。 そこで、ビジネスチャットのデメリットをいくつか紹介していきます。 ビジネスチャットが普及され始めてから、より効率的にコミュニケーンが取れるようになり、仕事の生産性が上がりやすくなりました。 しかし、ビジネスチャットはメッセージのやり取りで用件が完結してしまうケースが多いため、面と向かってコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。 チャットで伝えられる内容と直接伝えなければいけない内容を把握したうえでのコミュニケーションが重要です。 メッセージを気軽に送ることができるという点はメリットですが、その半面、休日や業務時間外にもメッセージを送ってしまうということがあります。 メールの場合、受信フォルダを見ることで新着メールの有無を確認できます。 しかし、ビジネスチャットの場合、スマホに新着メッセージの通知が届くので、ついアプリを開いてしまうということがあります。 通知を非表示にすれば、メッセージが届いても通知が表示されることはありませんが、気になってチャットを確認してしまうという人が多いのも事実です。 私用の携帯にはダウンロードをせずに、社用携帯にアプリをダウンロードをするなどの工夫を行い、プライベートと仕事の時間を分けることをおすすめします。 ビジネスチャットでは、個人同士や任意のグループでメッセージのやり取りができます。 そのため、たくさんのチャットルームが立ち上がってしまい、メッセージので溢れてしまうということがあります。 そうなると、「あの内容って誰とのやり取りなんだっけ?」という状態に陥ってしまします。 さらに、グループチャットの場合、少し席を外しているだけで、たくさんのメッセージのやり取りが交わされ、その内容についていけないという状況も起こってしまします。 このような状態に陥らないためには、定期的に使わないチャットルームを削除したり、メンバーが重複しているチャットを整理したりするようにしましょう。 もし、メッセージを見逃した場合でも、過去のやり取りに遡って確認することができます。 そして、やり取りしていたメッセージを忘れたという場合でも、検索機能があるビジネスチャットでは、覚えているキーワードを頼りに、メッセージを探すことができます。 このように、「メッセージの内容を忘れがちになる」というデメリットもビジネスチャットの運用方法や機能で補完していきましょう。 ビジネスチャットとメールは使い分けが大切! ビジネスチャットを利用するメリット・デメリットを理解できましたか。 ビジネスチャットを利用することで、これまでよりもスピーディーにコミュニケーションを取ることができるようになります。 一方、社外の方とのコミュニケーションでは、メールで連絡をした方がいい場合もあるでしょう。 時と場合によって使い分けられるよう、ビジネスチャットを取り入れていきましょう。

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ビジネスチャットツールおすすめ16選を比較!メリットやデメリット、選び方は?

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確認すべきビジネスチャットツールの機能 ビジネスチャットには、以下のような機能があります。 無料版ではこれらの機能に制限がかけられている場合があるので、しっかりと確認する必要があります。 グループチャット機能 チームや部署ごとなどでチャットルームを設定し、複数人で会話することができます。 メールでは会話ごとに宛先で対象者のアドレスを一人ずつ選択しなければならず手間ですが、一度チャットルームを設定してしまえば、いつでも会話が可能です。 プッシュ機能 メッセージが送られた際に、プッシュ通知で知らせることができます。 これにより、メールのやり取りではよくあるメッセージの見落としを防ぐことができます。 複数デバイス対応機能 モバイルや各種デバイスに対応している製品もあります。 例えばメッセージの通知がモバイルに届くという機能があれば、時間や場所を問わずメッセージの対応をすることができます。 メッセージの編集・検索機能 メールであれば送った内容を修正することはできません。 しかし、ビジネスチャットツールでは、送信後もメッセージの編集が可能です。 また、検索機能も充実しており過去のやり取りも簡単にすばやく検索できます。 ファイル添付機能 ビジネスチャットであれば、チャット中であっても気軽に画像や資料などを共有することができます。 有料ビジネスチャットツールを導入する3つのメリット 無料ツールは気軽に導入できますが、一方で利用可能人数や機能に制限があるツールが多くあります。 ここでは有料ツールのメリットをご紹介しますので、本格的にビジネスに活用したい企業は、有料版も検討してみてはいかがでしょうか。 また、有料ツールのなかには無料トライアルを実施しているものもありますので、気になるツールがあればぜひベンダーへ問い合わせてみましょう。 1.セキュリティが強い 無料ツールの中にも安心なセキュリティを謳ったものもありますが、やはり有料ツールの方が、通信の暗号化など、しっかりとした対策がされている場合が多くあります。 2.グループ・人数の制限がない 無料ツールでは作成できるグループや利用できる人数に制限がありますが、有料ツールではその制限がない場合がほとんどです。 大人数での利用を検討しているならば、有料ツールの方が最適かもしれません。 3.ストレージ容量を拡張できる 無料ツールでは容量に制限がある場合が多いですが、有料ツールでは無制限、もしくは追加料金で大容量にすることができます。 以下の記事では、有料ツールを紹介し、比較しています。 自社にあった製品を選ぶために、参考にしてみてはいかがですか。 ビジネスチャットの効果的な活用には、有料版の導入検討を! 今や社内コミュニケーションに不可欠ともなっているビジネスチャットツール。 無料で使えるツールも数多く登場しているので、必要な機能をコストをかけずに手軽に始めたい企業にはよいかもしれません。 有料ツールといっても、1ユーザー月々数百円から始められる格安プランも多くあります。 長期的な利用を考えている場合は、有料ツールのメリットも理解したうえで、検討してみましょう。 新着記事• 社内のコミュニケーションを活性化するビジネスチ... 社内SNSを使えば、従業員間のコミュニケーションを... 社内SNSとは、TwitterやFacebookなどといった特定... 社内のコミュニケーション向上や情報共有を可能に... 社内のコミュニケーションを円滑にするビジネスチ... 新たなコミュニケーションツールとして関心が高ま... 企業では社員同士のコミュニケーション(インナー... 働き方が多様化する現代で、異なるバックグラウン... ビジネスチャットツールとメールの違いはどこにあ... ビジネスチャットの導入を検討している企業は、メ...

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ビジネスチャットとは?今すぐ導入すべき3つの背景と導入の成功事例

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0 多くの人がFacebook、TwitterなどのSNSチャットを利用している今、社内においてもビジネスチャットで企業内でのコミュニケーションを活性化し、これまで以上に情報共有を円滑にしたいと考えている企業が増えています。 しかし、中小企業経営者、零細企業経営者からビジネスチャットを導入してみようかどうか悩んでいるという声をよく聞きます。 その理由として、ビジネスチャットの活用法、マナー、使い方がなかなか理解できないという点が挙げられます。 そのため、今回は『【失敗しない】ビジネスチャットの活用法・マナー・使い方。 社内ルールとは?ビジネスチャットを有効に社内コミュニケーションに活用する方法』という記事のタイトルで、• ビジネスチャットの活用法• ビジネスチャットのマナー• ビジネスチャットの使い方• ビジネスチャットの社内ルール などを紹介し、解説します。 ビジネスチャットの活用法 プライベートチャットとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけない まず、ビジネスチャットの活用法、マナー、使い方の説明をする前に、なぜプライベートチャットとビジネスチャットを必ず、使い分けなければいけないのかについて解説します。 結論から言うと、プライベートチャットとビジネスチャットは必ず、使い分けた方が良いと言えます。 ビジネスチャットツールとプライベートチャットツールの違いは、ビジネスとプライベートでアカウントを切り分けられるというだけでなく、企業側でアカウント管理ができ、メッセージや添付ファイルが暗号化されて送られるという点が挙げられます。 そのため、情報漏洩のリスクを低減でき、ということや、グループワークのしやすさ、タスク管理機能、検索性の高さといったメリットがビジネスチャットツールにはあります。 逆に言えば、業務内において、プライベートチャットツールを使用してしまうと、• 情報漏洩のリスクを低減• グループワークの実行ができない• タスク管理ができない• 検索性の低いため、調べられない といったデメリットが発生してしまいます。 このように、プライベートチャットを業務で使用すると、多くのデメリットが発生してしまいますし、以下のような声をよく聞くため、プライベートチャットとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけないと言えます。 プライベートアカウントは企業側で管理できないため、乗っ取りなどにあってしまった場合、企業機密が漏れてしまうといったリスクもはらんでいる• 個人アカウントを仕事上の付き合いしかない人に知られたくない• プライベートタイムにも仕事の連絡が入るかと思うと気が滅入る また、実際、業務としてとしてビジネスチャットを使用する場合、以下のビジネスチャットをおすすめします。 Chatwork チャットワーク• InCircle(インサークル)• ChatLuck(チャットラック)• こらろぼ(Collaboration Robot)• LINE WORKS ラインワークス• Talknote(トークノート)• WowTalk ワウトーク• Skype スカイプ• ZONE(ゾーン)• Hangouts Chat• Microsoft Teams• R-GROUP• Slack ビジネスメールとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけない プライベートチャットと同じく、ビジネスメールとビジネスチャットは必ず、使い分けなければいけないと言えます。 ビジネスメールとビジネスチャットを特に使い分けなければいけない場面を3つ紹介します。 ビジネスメールは、エビデンスとして残したい場合に使用されますが、ビジネスチャットはエビデンスとして不要の場合に多く使用されます。 ビジネスチャットはトピックに対して1つのスレッドで会話が進められ、会話が迅速に進む反面、重要な内容が他の発言によって埋もれてしまう危険性があります。 しかし、ビジネスメールは、未開封のメッセージは未読として扱われるので、受信者が削除しない限り受信トレイに保管され、エビデンスとして重要な内容を残せます。 このように、エビデンスとして文章を残さなければいけない場合はビジネスメールを使用することをおすすめします。 複数の人が関わるプロジェクトで、人数も多く連絡の頻度も高くなる場合は「グループチャットによる簡易会議」や、進捗確認のための「タスク管理」ができるビジネスチャットを選ぶ方が効果的です。 ビジネスメールはは一方的な連絡なので、認識のすり合わせや意見の持ち寄りには適していないと言えます。 レスポンスが早いビジネスチャットは、社内での相談や情報共有などに適しており、相手によってチャットとメールを使い分けると、お互いにストレスなく効果的なコミュニケーションがとれますが、社外の方とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合には、向いていません。 また、チャットは手軽に送信できるので使いやすいですが「チャットで連絡とは失礼だ」と受け取る方もいます。 また年配の方の中にはチャットに慣れていない方もいます。 そのため、丁寧なやりとりが必要な社外の人や、チャットが不慣れな目上の方との連絡には、ビジネスメールを選択しましょう。 ビジネスチャットの活用法として、• プライベートチャットとビジネスチャットの使い分け• ビジネスメールとビジネスチャットの使い分け には、注意すべきです。 とりわけ、ビジネスメールとビジネスチャットの使い分けに関しては、• エビデンスとして文章を残さなければいけない場合• 複数の人が関わるプロジェクトで、人数も多く連絡の頻度も高くなる場合• 社外の方とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合 などを想定して、使い分けるべきです。 ビジネスチャットにおいて重要な5つのマナー ビジネスチャットにおいて重要な5つのマナーについて解説します。 チャットでのコミュニケーションのメリットは、履歴が残ることと言えます。 「あのことについてなんて書いたっけ。 そもそもいつ送ったんだっけ」とスクロールして探すのが大変でも、内容に関係したワードを含めるようにしておけば、検索も簡単になります。 後々に検索しやすいように検索ワードをちりばめておくことと履歴に残り、生産性も上がります。 チャットを使う理由のひとつに、「素早くやり取りできる」というものがあります。 メッセージをもらったら、可能な限り早めに返信をしましょう。 返信に確認が伴う場合でも、メッセージを読んだということだけでも伝えておくと、あなたへの信頼度が増すことは間違いないです。 ビジネスチャットと言えども、重要なのは相手への気遣いと思いやりと言えます。 それがあれば、相手に合わせたコミュニケーションもでき、細かいことや作文技術をあまり気にしなくても済む場合が多いでしょう。 どのような方法でコミュニケーションを取るにしても、気遣いと思いやりは重要ですが、それはビジネスチャットでも当てはまります。 ビジネスチャット上のテキストベースのやり取りでは相手の顔や身振り手振りが見えないものと言えます。 「てにをは」など、主語述語の関係や正しい修飾語の使い方をしていないと、伝えたいことが正しく伝わりません。 そのため、ビジネスチャット上では、相手の理解にかける時間を奪わないためにも、正しい日本語を使う努力をしましょう。 実際、正しい日本語でないがために、トラブルになるケースもあります。 ビジネスチャットはメールに比べ、チャットは簡潔な文章で済むことからカジュアルさが魅力といえます。 とはいえ、ビジネスチャットでのやり取りの相手は友人ではありません。 あくまでもビジネス上のお付き合いのある人なため、長年やり取りしていて仲良くなったとしても、礼儀を持って接すべきです。 そのため、ビジネスチャットにおいては、相手が年長であるか否かに関係なく、「ですます調」を使うよう心がけましょう。 ビジネスチャットにおいて重要なマナーとして、• 検索ワードをちりばめておく(後々に検索のため)• 返信はならべく早く行う• 誰に対しても気遣いと思いやりを忘れずに伝える• 正しい日本語を使用する• タメ口を使わない といった上記の5つのマナーは必ず、守りましょう。 ビジネスチャットにおいて注意しなければいけない5つの使い方 次に、ビジネスチャットにおいて注意しなければいけない5つの使い方について解説します。 Slackを筆頭に最近のビジネスチャットツールには、簡単な応答を行うためのリアクションという機能が実装されています。 単純なお礼、同意や否定、賞賛などはメッセージとして書き込まずにリアクションすると気楽に応答できるようになります。 チャットツールで感情表現しようとするとコミュニケーションが煩雑になるので、おすすめはできません。 しかし、常に感情を封じてる必要はないですが、リアクションで低コストに感情表現するのが、ビジネスチャットにおける定石と言えるでしょう。 Slackにはリアクションアイコンを自分で作成して登録できるので、自分達のチームにあったリアクションアイコンを登録するとよりコミュニケーションがスムーズになります。 Slackなどではメッセージが次々と流れていくので、メールのように敢えて未読にしておくことが難しいことが多いです。 依頼されたことや、明確に自分に対して問いかけがあった訳ではないものの、今すぐには書き込めないという事はよくあります。 そういう時はリマインド機能を使うことをおすすめします。 リマインド機能はチャットワークの場合、メッセージの右上にある「・・・」アイコンから設定できます。 合意形成のためには主張を部分に分けた方が、それぞれに対してより精密な議論ができます。 チャットを使った議論では、文章を過度に装飾したり論理を敢えて曖昧にするようなやり方は合致しません。 長文で何かを主張するのであれば、markdown等の読み易い形にまとめて配布する方がいいでしょう。 その場合には、ピクトグラムやダイアグラムなどの画像を適宜混ぜることで、読者がより理解し易い形にしましょう。 このようなことが出来るのは、Slackのワークスペース内において全てのメッセージを一意に特定できるIDが割当てられているからです。 Slackではワークスペース内の全てのメッセージに対して一意になるようなURLが付加されます。 そのURLは、メッセージの右上にある「・・・」アイコンからクリップボードにコピーできます。 ビジネスチャットを利用するなら、そのようなマナーを一旦全て忘れてコミュニケーションをした方がよいでしょう。 実際、メールマナーを極力排除することでコミュニケーションの効率が大きく改善することを実感できると思います。 情報として意味の無い部分を欠く相手に対して失礼さを感じ、コミュニケーション効率を改善するより礼儀を重視したいのであれば、チャットツールを使うのは諦めてメールを使った方が賢明と言えます。 本当に効率よりも礼儀が大切なら、毎朝おろしたての墨を使って筆で手紙を手書きした方がよりよいでしょう。 本来、礼儀や礼節というものは不要な争いが起こる可能性を低減することで、効率よくコミュニケーションするための手段であって、目的ではありません。 ビジネスチャット上ではメールマナーは相容れない部分があるので、その点は気をつけましょう。 あなたのアカウントをより強力に防護するため必ず多要素認証 MFA を有効化にすべきです。 例えば、Slackの場合、有償のワークスペースでは管理者がMFAをユーザに対して強制できますが、無償のワークスペースでは強制できません。 多くのユーザは強制されない限りMFAを有効化しない傾向にありますが、特に理由が無ければ有効化しましょう。 実際、多要素認証 MFA を有効化をしなかったがために、情報漏えいを起こしてしまっているケースが散見されます。 そうならないためにも、多要素認証 MFA を有効化することをおすすめします。 ビジネスチャットにおいては、気軽に継続して使用する、セキュリティ面の強化をするためにも、以下の5点の使い方について、注意しなければいけないと言えます。 リアクションは積極的に使い、気楽に応答しよう• メッセージにはリマインドしよう• メッセージは必ず、小分けにして伝えよう• ビジネスチャット上ではメールマナーは極力排除しよう• 多要素認証 MFA を有効化しよう まとめ いかがだったでしょうか。 今回は『【失敗しない】ビジネスチャットの活用法・マナー・使い方。 社内ルールとは?ビジネスチャットを有効に社内コミュニケーションに活用する方法』という記事のタイトルで、• ビジネスチャットの活用法• ビジネスチャットのマナー• ビジネスチャットの使い方• ビジネスチャットの社内ルール などを紹介し、解説しました。 上記でも述べたように、ビジネスチャットは様々なメリットがありますが、それぞれのメリットを享受するには、活用法やマナー、使い方を知る必要があります。 また、今回では触れませんでしたが、ビジネスチャットはサービスによっても使用感、価格帯が異なるため、注意が必要になります。 そのため、ビジネスチャットを導入する前にこの記事を参考にしていただけると幸いです。

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